Chapitre 5 : Mise en œuvre du plan d'action

Équipe de formateurs

Communication des informations relatives au SGE

Établissement d’un budget

• Quelles procédures du SGE concernent son travail quotidien ?
• Que se passe-t-il si ces procédures ne sont pas suivies ?
• Quel est l’impact du travail de l’employé(e) sur la mise en œuvre du SGE ?
• Quelles connaissances ou compétences l’employé(e) doit-il/elle acquérir ?
• Comment son travail affecte-t-il sa vie au sein de la communauté ?

Remarque : modifier les mesures de motivation des employés en insistant sur la qualité ainsi que sur la réduction du taux de défauts et des déchets les sensibilisera davantage et permettra de réduire le gaspillage des ressources. 

Sélection des programmes et méthodes de formation

Une fois les besoins et objectifs de la formation déterminés, des programmes et méthodes de formation doivent être choisis. Le groupe de travail sur l’environnement recherchera toute la documentation nécessaire afin de créer un programme de formation efficace.

La documentation nécessaire aux programmes d’apprentissage et de sensibilisation s’obtient généralement auprès des organismes de normalisation, des associations professionnelles, des chambres du commerce et de l’industrie, ainsi qu’auprès d’autres sources telles que :

• les sociétés de conseil
• les collèges communautaires et universités
• les distributeurs et fournisseurs
• les clients
• les associations d’experts ou autres associations à but lucratif
• les groupes d’étude
• les consortiums de formation (en association avec d’autres sociétés locales)
• les sites Internet

Programmation de la formation

L’étape suivante est de programmer les séances de formation et les ateliers afin de sensibiliser les employés et dispenser les formations requises. Les séances de formation sont une bonne occasion de sensibiliser les employés et de partager avec eux les valeurs qui rendront possible une mise en œuvre efficace du SGE.

Suggestions pour la formation

• Insistez sur l’importance que vous attachez à la participation des employés au programme SGE et sur la contribution qu’ils peuvent apporter par leur travail.
• Enregistrez les cours sur cassette vidéo et passez-les aux nouveaux employés ou à ceux qui n’ont pas pu participer au stage de formation. Cela peut également permettre de répéter et ainsi renforcer votre message.
• Pensez à la formation sur ordinateur comme méthode d’apprentissage alternative.
• Pensez également à utiliser d’autres outils didactiques comme les séances de réflexion, l’analyse des causes à effets, la résolution de problèmes, l’analyse des flux de production ou les listes de vérification.

Une bonne communication est cruciale pour le succès de la mise en œuvre d’un SGE. Un bon système de communication doit toucher tous les niveaux et toutes les fonctions d’une entreprise. Un tel système démontre l’engagement de la société en matière de protection de l’environnement, permet de gagner le soutien des employés et de la communauté, sensibilise le personnel et met en valeur la participation de chacun dans la mise en œuvre d’un SGE.

Une communication régulière est également un bon moyen de motiver les employés à développer et mettre en place un SGE. Cela sensibilise la force de travail, prouve l’engagement de la direction et permet à tous les employés d’être informés des résultats du SGE.

Un bon système de communication comprend des voies de communication à la fois internes et externes. Il est important que les employés et les personnes extérieures à la société (comme les investisseurs, les clients, les fournisseurs, les actionnaires, la communauté locale, les associations de protection de l’environnement, le gouvernement, les services de contrôle et le public en général) soient conscients de l’engagement de l’entreprise pour un meilleur environnement.

Un processus de communication positif permet d’améliorer l’image de l’entreprise, de faciliter les futures relations d’affaires, d’accroître la satisfaction des employés, de les rendre plus fiers de travailler pour cette entreprise, et enfin d’encourager le public à comprendre et reconnaître les mesures que l’entreprise met en œuvre pour améliorer sa gestion de l’environnement.

Étant donné que les employés sont souvent une excellente source d’informations et d’idées, faites en sorte qu’ils puissent les communiquer. N’oubliez pas que vous pouvez également obtenir de l’aide à l’extérieur auprès de conseillers ou d’autres sociétés.

Communiquez vos progrès au fur et à mesure. Un bon système de communication interne et externe permet de gagner la confiance et le soutien de tous.

Sélection des publics cibles internes et externes

La publicité externe est un outil marketing positif. Promouvoir l’engagement de la société dans la protection de l’environnement aide à améliorer son image et montre à tous que des efforts sont faits pour améliorer sa gestion de l’environnement.

La publicité interne permet d’obtenir des résultats écologiques positifs. Il est possible de motiver les employés en reconnaissant davantage le travail réalisé pour atteindre des objectifs environnementaux. Par exemple, le PDG d’une société a personnellement envoyé 250 lettres signées à tous ces employés, leur expliquant les bénéfices et les avantages qu’apporterait un SGE à la société et leur demandant de participer à cette action. Les employés furent enthousiastes. Le personnel s’est impliqué dans le processus à tous les niveaux et des suggestions et autres réactions sont arrivées de tous les services.

Sélection des informations à partager

La transparence est un point important de ce processus : la société doit fournir toutes les informations possibles aux publics externes et internes. Ces informations peuvent comprendre :

• la politique de la société en matière d’environnement
• les objectifs et cibles du SGE
• les performances de la société (ex : un « rapport sur l’environnement »)
• la comparaison et l’analyse des résultats
• les rôles et responsabilités du groupe de travail sur l’environnement et du groupe d’action
• le suivi et le calendrier des évaluations
• les procédures d’urgence et d’actions préventives

Suggestions pour la communication

• Illustrez votre documentation avec des exemples comme les objectifs de la société et les résultats atteints.
• Veillez à ce que la documentation soit suffisamment détaillée et facile à comprendre. Utilisez un glossaire ou ajoutez les définitions lorsque vous utilisez une terminologie peu connue ou technique.
• Expliquez pourquoi ces mesures sont mises en place et quels en sont les avantages.
• Lorsque c’est possible, essayez d’utiliser un « bureau électronique » et davantage d’outils de communication de masse comme les emails.
• Intégrez à votre stratégie marketing une image publique positive liée à vos améliorations en matière de protection de l’environnement.
• Faites savoir que la société met tout en œuvre pour réduire ses impacts négatifs sur l’environnement.

Normes et procédures de communication

Dans les PME–PMI, le système de communication est moins complexe que dans les grosses sociétés. C’est un avantage indéniable : faites en sortes que la communication reste simple et efficace.

Promote two-way communication with suggestion boxes. Add space for environmental issues in the company's journal where employees can write their ideas, accomplishments, contributions and experiences during EMS execution.

Manières de communiquer avec le personnel, la communauté et le gouvernement

• Réunions et déjeuners avec le personnel
• Affiches pour sensibiliser le personnel quant aux problèmes environnementaux et aux économies qu’il est possible de réaliser
• Packaging, véhicules, publicités, communiqués de presse et portes ouvertes
• Annonces sur les panneaux d’affichage
• Rapports sur les résultats en matière d’environnement, les mesures proposées, le personnel concerné, les cibles et les objectifs
• Lettres personnelles aux employés ou pièces jointes aux fiches de paie, panneaux d’affichage et lettres d’information
• Déclarations écrites/philosophie de la société
• Rapports annuels ou rapports séparés consacrés à l’environnement
• Notes rappelant au personnel les procédures permettant de réaliser des économies
• Jeux sous forme de quiz pour sensibiliser le personnel ou vérifier qu’il est bien conscient de l’impact environnemental
• Événements écologiques (participation et soutien financier)
• Courriers électroniques : ils sont rapides, peux coûteux et respectent l’environnement
• Journaux internes

Maintien de la diffusion de l’information

Une personne ou un groupe de personne devrait être en charge de la communication. Ce travail pourrait par exemple être réalisé par un ou plusieurs membres du groupe de travail sur l’environnement ou par le personnel des ressources humaines.

Toute la documentation, en particulier lorsqu’elle est destinée à la communication externe, doit être vérifiée avant publication afin de veiller à ce qu’elle reflète bien les sujets de préoccupation, les mesures et les résultats de la société en matière d’environnement. Il est également important de garder des traces de toute la communication en matière d’environnement, qu’elle soit interne ou externe.

Détermination du coût et établissement d’un budget

La dernière étape de la phase de mise en œuvre concerne la préparation d’un budget prévisionnel pour chaque développement du projet. Les coûts incluront les heures de travail du personnel, la formation, les conseils pris à l’extérieur, la documentation et peut-être les équipements.

Il est difficile d’estimer le coût de la mise en œuvre d’un SGE. Les dépenses les plus importantes sont liées au personnel. Les bénéfices sont également difficiles à quantifier car la plupart d’entre eux sont intangibles. Cependant, dans une économie « globale » ou la force de travail, les matériaux et les frais d’installation se rejoignent tous à un moment ou un autre, une gestion efficace de l’environnement peut devenir un facteur de plus en plus important pour le succès d’une entreprise. Les évaluations montrent que de nombreux investissements dans les SGE ont un retour considérable et qu’ils apportent une valeur durable à la société. En bref, les bénéfices sont plus importants que les coûts.

Il est essentiel que la société mesure de façon précise et régulière ses entrées et ses sorties. Sans ces informations, il est impossible d’évaluer correctement le résultat des améliorations ou la rentabilité des ses produits ou services.

Les dépenses liées à la protection de l’environnement sont prises en charge par la société, les organisations ou les individus et résultent d’activités qui touchent à la qualité de l’environnement. Ces impacts peuvent être exprimés en termes monétaires et non monétaires.

Étant donné que le coût est le principal problème pour la majorité des petites et moyennes entreprises, des modifications légères et à faible coût doivent tout d’abord être identifiées et mises en œuvre. Ces options sont plus faciles à mettre en œuvre et leurs bénéfices sont tout de suite visibles. Les options demandant des investissements plus lourds seront étudiées ultérieurement.

Dans le climat très concurrentiel d’aujourd’hui, les sociétés gagnent durablement à réduire les coûts liés à l’environnement ainsi que les coûts et procédures d’exploitation ayant un impact négatif sur l’environnement.

Options à faible coût et bénéfices immédiats

• La formation des employés sur les objectifs du SGE et le travail que cela implique ;
• La recherche de manières d’utiliser les déchets comme source d’énergie ;
• Une bonne maintenance peut éviter le gaspillage suite à des fuites, etc. ;
• L’utilisation de conteneurs refermables de qualité qui évitent les pertes dues aux déversements et à l’évaporation ;
• Le contrôle des stocks, qui permet de s’assurer que seuls les matériaux nécessaires sont utilisés ;
• Le tri sélectif des ordures, qui peuvent ensuite être recyclées ;
• L’élimination des fuites, ce qui réduit la consommation de matières premières ;
• Le nettoyage et le lavage mécanique, qui peut remplacer l’utilisation de solvants lorsque c’est possible ;
• L’utilisation de vieux solvants pour le premier rinçage, ce qui permet de faire durer plus longtemps le nouveau solvant.